Un de vos salariés a commis une faute que vous considérez comme "mineure". Vous souhaitez le sanctionner pour son comportement fautif, sans toutefois prononcer à son encontre une sanction lourde (rétrogradation, mutation, licenciement…).

Comment lui adresser cet avertissement ?

1. Procédure préalable à respecter :

•   Principe

L'avertissement n’a pas d’incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l’entreprise, sur sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. Vous n’êtes donc pas tenu de le convoquer à un entretien préalable (1).

•   cas particulier :

Toutefois, si votre  règlement intérieur ou votre convention collective subordonne le licenciement du salarié à l’existence de deux sanctions antérieures, vous devez faire précéder l’avertissement d’un entretien préalable (2). En effet, dans cette hypothèse, l’avertissement a une incidence non immédiate sur la présence du salarié dans l’entreprise.

La lettre de convocation à l’entretien préalable doit contenir certaines mentions obligatoires telles que : l’objet de la convocation, la date, l’heure et le lieu de déroulement de l’entretien, et les dispositions relatives à la possibilité pour le salarié de se faire assister lors de cet entretien(3). Cette lettre est envoyée en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge, dans un délai de deux mois à compter du jour où vous avez eu connaissance du fait fautif.

Il est donc indispensable, avant de prendre toute mesure disciplinaire à l’encontre de votre salarié, de consulter les dispositions contenues dans votre règlement intérieur ainsi que dans la convention collective qui est applicable au sein de votre entreprise.

2. Notification de l’avertissement :

•   Notification par écrit :

L’avertissement oral, même accompagné de mises en garde ou d’injonctions, ne constitue pas une sanction (4).

Par conséquent, pour que votre avertissement ait valeur de sanction disciplinaire, vous devez le notifier par écrit à votre salarié. Il peut s’agir d’un courrier (5), d’un mail (6) ou d'une inscription dans le dossier individuel du salarié (7).

En plus de faire l’objet d’un écrit, l’avertissement doit être motivé (8). Vous devez donc informer le salarié de cette sanction en lui notifiant les griefs retenus contre lui.

•   Notification dans les délais :

En raison de la prescription des faits fautifs, l’avertissement ne peut pas être prononcé au-delà d'un délai de deux mois à compter du jour où vous avez eu connaissance des faits que vous reprochez à votre salarié.

Si vous avez reçu le salarié à un entretien préalable, vous devez lui notifier l'avertissement dans un délai qui ne peut être ni inférieur à deux jours ouvrables, ni supérieur à un moisaprès le jour fixé pour l’entretien (1).

Références :
(1) Article L1332-2 du Code du travail.
(2) Cass.soc.3 mai 2011, n° 10-14104.
(3) Article  R 1332-1 du Code du travail.
(4) Circ. DRT 5-83 du 15 mars 1983 ;
(5) Cass.soc.13 novembre 2001, n° 99-42709.
(6) Cass.soc. 26 mai 2010, n°08-42893 ;
(7) Cass.soc. 30 janvier 2013, n° 11-23891.
(8) Articles L1332 -1 et R 1332-2 du Code du travail.